Den IT-Partner wechseln: so läuft es ohne Chaos

Manche Firma bleibt länger bei ihrem IT-Partner, als ihr lieb ist. Nicht weil alles gut läuft, sondern weil ein Wechsel nach Aufwand und Risiko klingt: Wer hat die Passwörter? Was passiert mit den Lizenzen? Funktioniert am Montag noch alles? Ein Wechsel ist tatsächlich ein kleines Projekt. Mit guter Vorbereitung bleibt er aber planbar, und Ihr Team kann in der Zeit normal weiterarbeiten.

Woran Sie merken, dass es Zeit ist

• Sie warten auf Rückrufe, und niemand kann sagen, wann ein Problem gelöst ist.
• Die Rechnungen schwanken stark, und Sie verstehen nicht genau, wofür Sie bezahlen.
• Niemand bespricht mit Ihnen, was nächstes Jahr ansteht: alte Geräte, Risiken, Budget.
• Fragen nach der Sicherung, nach dem zweiten Faktor bei der Anmeldung oder nach dem letzten Wiederherstellungstest bleiben vage.
• Niemand kann Ihnen sagen, wen Sie bei einem Angriff nachts oder am Wochenende erreichen und was ein solcher Einsatz kostet.
• Das ganze Wissen über Ihre IT liegt bei einer einzigen Person beim Partner.

Nach Sicherung, zweitem Faktor, Wiederherstellungstest und Erreichbarkeit im Notfall sollten Sie Ihren IT-Dienstleister laut dem Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) ausdrücklich fragen. Das BACS betont zudem: Die Verantwortung lässt sich nicht an einen Dienstleister abgeben. Bei einem Vorfall kann Ihre Firma am Ende der Haftungskette stehen.

Was Sie vor der Kündigung klären

Den eigenen Vertrag. Lesen Sie zuerst Ihren bestehenden Vertrag: Laufzeit, Kündigungsfrist, Form der Kündigung und was beim Ende geschuldet ist, etwa die Herausgabe von Daten und Dokumentation. Prüfen Sie auch, ob sich der Vertrag automatisch verlängert, wenn die Frist verpasst wird. Planen Sie so, dass der alte Vertrag erst endet, wenn der neue Partner übernommen hat.

Die Zugänge. Die entscheidenden Zugänge sollten Ihrer Firma gehören und nicht einer Person beim Partner. Dazu zählen das Administratorkonto für Microsoft 365, die Zugänge zu Firewall, WLAN, Server und Sicherungsgerät sowie die Fernwartung.

Die Domain. Ihre Domain, also Ihre Internet-Adresse wie firma.ch, ist bei einem Registrar eingetragen. Das ist ein Anbieter, der Domains im Auftrag ihrer Halter verwaltet. Als Halterin sollte Ihre Firma eingetragen sein, nicht der IT-Partner, und Sie sollten einen eigenen Zugang zum Konto beim Registrar haben. Soll die Domain zu einem anderen Registrar wechseln, braucht es einen Transfercode, den der bisherige Registrar ausstellt. Laut SWITCH, der Registerbetreiberin für .ch-Domains, muss er der Halterin diesen Wechsel jederzeit ermöglichen.

Die Lizenzen. Hier kommt es darauf an, wo Sie die Microsoft-Lizenzen gekauft haben. Haben Sie sie direkt bei Microsoft gekauft, gehören die Abos Ihrer Firma, und der neue Partner braucht nur einen Zugang zur Verwaltung. Haben Sie sie über Ihren IT-Partner im Partnerprogramm von Microsoft bezogen (Cloud Solution Provider, kurz CSP), verwaltet er die Abos, und die Rechnung kommt in der Regel von ihm statt von Microsoft. Nur für diesen Fall sieht Microsoft eine Übertragung an den neuen Partner vor: Ihre Firma nimmt im Microsoft 365 Admin Center die Einladung des neuen Partners an, dieser stellt eine Übertragungsanfrage, und der bisherige Partner gibt sie frei. Anzahl und Restlaufzeit der Lizenzen bleiben dabei erhalten. Ohne Freigabe des bisherigen Partners geht es nicht, ein sachlicher Umgang lohnt sich also.

Die Dokumentation. Verlangen Sie eine aktuelle Übersicht: Netzwerkplan, Geräteliste, eingesetzte Software, Sicherungskonzept und Verträge mit Drittanbietern wie dem Hersteller Ihrer Branchensoftware. Fehlt sie, ist das kein Grund zu bleiben, aber ein Grund für eine sorgfältige Bestandsaufnahme beim neuen Partner.

So läuft die Übergabe

1. Bestandsaufnahme: Der neue Partner erfasst, was heute läuft, und prüft dabei Sicherheit und Sicherung.
2. Plan und Termine: Gemeinsam legen Sie fest, was wann umgestellt wird und wer im Team was davon merkt.
3. Sicherung zuerst: Vor jeder Umstellung steht eine funktionierende Sicherung, damit ein Fehler nicht zum Datenverlust wird.
4. Zugänge übernehmen: Neue Administratorkonten werden eingerichtet, Passwörter geändert und die Fernwartung des bisherigen Partners entfernt.
5. Abschluss: Erst danach endet der alte Vertrag, und der bisherige Partner bestätigt, dass seine Zugänge entfernt sind.

Welche Partner Administratorrechte in Ihrem Microsoft 365 haben, sehen Sie im Microsoft 365 Admin Center unter „Einstellungen“ auf der Seite „Partnerbeziehungen“. Dort lassen sich diese Rechte auch entfernen. Lassen Sie sich zudem schriftlich bestätigen, dass der bisherige Partner Kopien Ihrer Daten gelöscht hat.

Checkliste für den Wechsel

• Laufzeit, Kündigungsfrist und Form der Kündigung im eigenen Vertrag geprüft
• Administratorkonto für Microsoft 365, das auf Ihre Firma lautet
• Zugang zum Registrar der Domain, Ihre Firma als Halterin eingetragen
• Liste aller Lizenzen mit Laufzeit und der Angabe, wo sie gekauft sind
• Dokumentation zu Netzwerk, Geräten, Software und Sicherung angefordert
• Funktionierende Sicherung vor der ersten Umstellung
• Administratorrechte und Fernwartung des bisherigen Partners entfernt
• Schriftliche Bestätigung, dass Ihre Daten beim bisherigen Partner gelöscht sind

Der Wechsel zu OSAL

Wechseln Sie zu OSAL, übernehmen wir die Übergabe. Wir sprechen mit Ihrem bisherigen IT-Partner und kümmern uns um Zugänge, Dokumentation, Lizenzen und Domain. Sie selbst kündigen nur Ihren alten Vertrag, wofür Sie von uns eine Vorlage erhalten, und unterschreiben eine Vollmacht, mit der wir die Übergabe in Ihrem Namen regeln. Mit OSAL One Workplace folgen eine Bestandsaufnahme, ein Migrations- und Terminplan, Microsoft 365 mit zweitem Faktor und Zugriffsschutz, der Umzug von Postfächern und Daten, 2 Stunden Schulung für Ihr Team und 30 Tage besonders enge Begleitung. Das Erstgespräch ist kostenlos. Wie der Wechsel Schritt für Schritt abläuft, zeigt die Seite So läuft der Wechsel zu OSAL. Wer zuerst eine zweite Meinung zur heutigen IT möchte, beginnt mit dem Security Check.